• نرحب ونحيي جميع الزوار في حفل استقبال PU، مما يوفر بيئة دافئة وشاملة لجميع
النساء والفتيات.
• توفير التوجيه والمعلومات اللازمة للمستفيدين عند وصولهم، والتأكد من أنهم
على علم جيد بالخدمات المتاحة.
• تسجيل القادمين الجدد، والاحتفاظ بسجلات دقيقة ومنظمة في كل من التنسيقات المادية والمحوسبة.
• استكمال النماذج وفقا باستخدام الإجراءات المعمول بها، وتحديد الملفات المناسبة وإرفاقها
بأي بريد إلكتروني يتطلب الرد
• مراجعة العمل الذي قام به الآخرون للتحقق من التدقيق الإملائي والنحوي الصحيح، والتأكد من اتباع سياسات التنسيق
، والتوصية بالمراجعات اللازمة .
• تشغيل المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف، واستخدام أجهزة الكمبيوتر لإدارة جداول البيانات، ومعالجة النصوص، وإدارة قواعد البيانات، وغيرها من التطبيقات.
• الرد على الهواتف وإعطاء المعلومات للمتصلين، وتلقي الرسائل، أو نقل مكالمات
للأفراد المناسبين.
• إعداد وصيانة أنظمة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية للسجلات والمراسلات وغيرها

المواد.
• التمسك بمبدأ السرية، وضمان عدم الكشف عن أي معلومات تتعلق بالمستفيدين
دون الحصول على إذن مناسب.
• التأكد من أن منطقة الاستقبال تظل متاحة للوصول
• أي مهام أخرى يكلفها الخط المدير.

تحت إدارة نقطة الاتصال المركزية والإشراف الفني لمسؤول تحليل المعلومات
، سيقوم موظف الاستقبال بدعم فريق الحماية المتمركز في جديدة بكارة، دير الزور، تغطي
وحدة الحماية (PU) التي تعمل بشكل وثيق مع الدعم النفسي الاجتماعي والمساعدين الاجتماعيين والحماية تحت إشراف
مسؤول تحليل المعلومات. سيكون منصب موظف الاستقبال مسؤولاً عن استقبال الزوار والمشاركين في PU. وستشرف على التسجيل المناسب من خلال تحديث النماذج والحفاظ على قوائم المشاركين
مع
السرية.

مواصفات الشخص:
سيتطلب هذا المنصب قدرة مثبتة على تحقيق النتائج في بيئة
متطلبة وسريعة الخطى.
إلزامي:
• فهم العمل الإنساني الذي تقوم به المنظمة.
• شهادة جامعية في علم الاجتماع أو ما يتصل بذلك المجالات.
• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين، بما في ذلك الصبر والدبلوماسية والاستعداد للاستماع واحترام
الزملاء.
• يجب أن تكون قادرًا على العمل بشكل فردي وكجزء من فريق واحترام التنوع.
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة الخطى ومرهقة.
• يجب أن يكون مرنًا ومستعدًا لأداء واجبات أخرى والعمل لساعات غير منتظمة.

• Welcome and greet all visitors at the PU reception, providing a warm and inclusive environment for all
women and girls.
• Provide orientation and necessary information to beneficiaries upon arrival, ensuring they are well
informed about available services.
• Register newcomers, maintaining accurate and organized records in both physical and computerized
formats.
• Complete forms in accordance with established procedures, and locate and attach appropriate files to
any email that require response
• Review work done by others to check for correct spelling and grammar, ensure that format policies are
followed, and recommend necessary revisions.
• Operate office equipment such as copiers and phone systems, and use computers for spreadsheet
management, word processing, database management, and other applications.
• Answer telephones and give information to callers, take messages, or transfer calls to appropriate
individuals.
• Set up and maintain paper and electronic filing systems for records, correspondence, and other

material.
• Uphold the principle of confidentiality, ensuring that no information related to beneficiaries is disclosed
without proper authorization.
• Ensure the reception area remains accessible
• Any other tasks assigned by the Line Manager.

Under the management of the Center Focal Point and the technical supervision of the Information Analysis
Officer, the receptionist will be supporting the protection team based in Jdidet Bikara, Deir Ez-Zor covering
the
Protection Unit (PU) working closely with the PSS, Protection and Social Assistants under the supervision of
Information Analysis Officer. The position of receptionist will be in charge of receiving visitors and
participants
in the PU. She will oversee appropriate registration by updating forms and maintaining the participant lists
with
confidentiality.

Person Specification:
This position will require a demonstrated ability to achieve results in a demanding and fast paced
environment.
Compulsory:
• Understand the humanitarian work done by organization.
• University degree in Sociology or related fields.
• Excellent interpersonal skills, including patience, diplomacy, willingness to listen and respect for
colleagues.
• Must be capable of working both individually and as part of a team and Respect for diversity.
• Ability to work effectively in a fast-paced, stressful environment.
• Must be flexible, willing to perform other duties and work irregular hours.