المسؤوليات الرئيسية:
• الترحيب والترحيب بجميع الزوار في حفل استقبال PU، مما يوفر بيئة دافئة وشاملة لجميع النساء و
الفتيات.
• توفير التوجيه والمعلومات الضرورية للمستفيدين عند وصولهم، والتأكد من أنهم على علم جيد بها
الخدمات المتاحة.
• تسجيل الوافدين الجدد، والاحتفاظ بسجلات دقيقة ومنظمة في كل من التنسيقات المادية والمحوسبة.
• أكمل النماذج وفقًا للإجراءات المعمول بها، وحدد موقع الملفات المناسبة وأرفقها بأي بريد إلكتروني
تتطلب الاستجابة
• مراجعة العمل الذي قام به الآخرون للتحقق من التدقيق الإملائي والنحوي الصحيح، والتأكد من اتباع سياسات التنسيق، و
يوصى به ضروريًا المراجعات.
• تشغيل المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف واستخدام أجهزة الكمبيوتر لإدارة جداول البيانات،
معالجة النصوص وقاعدة البيانات الإدارة والتطبيقات الأخرى.
• الرد على الهواتف وإعطاء المعلومات للمتصلين، واتخاذ الرسائل أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المناسبين.
• الإعداد والحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية للسجلات والمراسلات والمواد الأخرى.
• التمسك بمبدأ السرية، وضمان عدم الكشف عن أي معلومات تتعلق بالمستفيدين دون
الترخيص المناسب.
• تأكد من إمكانية الوصول إلى منطقة الاستقبال
• أي مهام أخرى يكلف بها المدير المباشر.

تحت إدارة مركز الاتصال المركزي والإشراف الفني لمسؤول تحليل المعلومات،
سيقوم موظف الاستقبال بدعم فريق الحماية المتمركز في الموقع، دير الزور / يغطي وحدة الحماية (PU) التي تعمل بشكل وثيق مع الدعم النفسي الاجتماعي والمساعدين الاجتماعيين والحماية تحت إشراف موظف تحليل المعلومات. سيكون منصب موظف الاستقبال مسؤولاً عن استقبال الزوار والمشاركين في PU. وستشرف
على التسجيل المناسب من خلال تحديث النماذج والحفاظ على سرية قوائم المشاركين.

الشخص المواصفات: سيتطلب هذا المنصب قدرة مثبتة على تحقيق النتائج في بيئة
متطلبة وسريعة الخطى.
إلزامي:
• فهم العمل الإنساني الذي تقوم به المنظمة.
• شهادة جامعية في علم الاجتماع أو ذات الصلة المجالات.
• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين، بما في ذلك الصبر والدبلوماسية والاستعداد للاستماع واحترام
الزملاء.
• يجب أن تكون قادرًا على العمل بشكل فردي وكجزء من فريق واحترام التنوع.
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة الخطى ومرهقة.
• يجب أن يكون مرنًا ومستعدًا لأداء واجبات أخرى والعمل لساعات غير منتظمة.

Key responsibilities:
• Welcome and greet all visitors at the PU reception, providing a warm and inclusive environment for all women and
girls.
• Provide orientation and necessary information to beneficiaries upon arrival, ensuring they are well informed about
available services.
• Register newcomers, maintaining accurate and organized records in both physical and computerized formats.
• Complete forms in accordance with established procedures, and locate and attach appropriate files to any email that
require response
• Review work done by others to check for correct spelling and grammar, ensure that format policies are followed, and
recommend necessary revisions.
• Operate office equipment such as copiers and phone systems, and use computers for spreadsheet management,
word processing, database management, and other applications.
• Answer telephones and give information to callers, take messages, or transfer calls to appropriate individuals.
• Set up and maintain paper and electronic filing systems for records, correspondence, and other material.
• Uphold the principle of confidentiality, ensuring that no information related to beneficiaries is disclosed without
proper authorization.
• Ensure the reception area remains accessible
• Any other tasks assigned by the Line Manager.

Under the management of the Center Focal Point and the technical supervision of the Information Analysis Officer,
the receptionist will be supporting the protection team based in Location, Deir Ez-Zor \ Has covering the Protection
Unit (PU) working closely with the PSS, Protection and Social Assistants under the supervision of Information
Analysis Officer. The position of receptionist will be in charge of receiving visitors and participants in the PU. She
will oversee appropriate registration by updating forms and maintaining the participant lists with confidentiality.

Person Specification:
This position will require a demonstrated ability to achieve results in a demanding and fast paced
environment.
Compulsory:
• Understand the humanitarian work done by organization.
• University degree in Sociology or related fields.
• Excellent interpersonal skills, including patience, diplomacy, willingness to listen and respect for
colleagues.
• Must be capable of working both individually and as part of a team and Respect for diversity.
• Ability to work effectively in a fast-paced, stressful environment.
• Must be flexible, willing to perform other duties and work irregular hours.